ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ OLGIC

1. Загальні положення

1.1. Ця Політика конфіденційності (далі — «Політика») пояснює порядок обробки та захисту персональних даних під час відвідування вебсайту OLGIC за адресою https://olgic.com та користування платформою OLGIC за адресою https://platform.olgic.com (разом — «Сервіси»).

1.2. Володільцем персональних даних у випадках, коли Компанія самостійно визначає мету та засоби обробки, є Товариство з обмеженою відповідальністю «ОЛДЖИК», код ЄДРПОУ 46324948 (далі — «Компанія»). Контакт з питань персональних даних: info@olgic.com.ua. Поштова адреса: вул. Шевченка, буд. 3, м. Полтава, 36011, Україна.

1.3. Залежно від конкретної операції Компанія може бути володільцем персональних даних або розпорядником, який обробляє дані за документованими вказівками клієнта. Роль визначається фактичними обставинами, договором і застосовним законодавством.

1.4. Щодо заявок, ділових контактів, адміністрування власних договорів, платежів, безпеки Сервісів та виконання власних юридичних обов'язків Компанія є володільцем. Щодо даних працівників клієнта, які обробляються в робочому просторі для цілей клієнта, клієнт визначає мету й склад обробки, а Компанія діє як розпорядник згідно з договором і дорученням.

1.5. Політика не замінює SaaS-договір, доручення на обробку персональних даних, повідомлення клієнта працівникам, окремі повідомлення працівникам Компанії чи інші документи, необхідні для конкретних відносин. Умови відповідальності Сторін визначаються виключно SaaS-договором.

1.6. Платформа OLGIC є програмним інструментом для ведення обліку. Компанія не є державним органом, не пов'язана з територіальними центрами комплектування, Міністерством оборони України чи іншими державними установами і не перебирає на себе обов'язків роботодавця щодо організації та ведення військового обліку, передбачених Порядком, затвердженим постановою КМУ № 1487. Сервіси призначені для юридичних осіб та їхніх уповноважених представників і не призначені для осіб, які не досягли 18 років.

2. Які дані обробляються

2.1. Відвідувачі та заявники. Ім'я, робоча електронна адреса, телефон, компанія, посада та зміст звернення, добровільно надані через форму заявки або інший канал. Також обробляються технічні дані: IP-адреса, дата й час запиту, тип браузера, помилки, ідентифікатори сесії та технічні журнали, необхідні для роботи й безпеки.

2.2. Користувачі платформи та представники клієнтів. Ім'я та прізвище, робочі контакти, посада, роль і права доступу, дані автентифікації, а також відомості, необхідні для укладення та виконання договору, перевірки повноважень, розрахунків і підтримки.

2.3. Працівники та інші особи, дані яких вносить клієнт. Залежно від законної мети клієнт може обробляти ідентифікаційні, контактні, трудові та військово-облікові відомості, реквізити відповідних документів, інформацію про бронювання й відстрочки. Якщо обробляються відомості про здоров'я або інвалідність, їх обсяг обмежується необхідним для конкретної законної мети. Платформа не призначена для зберігання медичних документів, діагнозів чи інших надлишкових відомостей про здоров'я; їх завантаження заборонено. Якщо клієнт вносить такі відомості всупереч цьому пункту, він робить це на власний ризик і самостійно відповідає за наявність правової підстави та за наслідки.

2.4. Склад полів робочого простору визначається функціональністю платформи, документацією та договором із клієнтом, зокрема Додатком 3 до SaaS-договору «Доручення на обробку персональних даних». Клієнт відповідає за законність збирання, точність, актуальність і мінімізацію даних, які вносить до платформи, а також за наявність правової підстави щодо кожної категорії даних. Компанія не перевіряє зміст даних робочого простору по суті та не має до нього доступу поза межами технічної підтримки, яку клієнт запитав.

2.5. Відомості, які клієнт отримує з державних реєстрів, Порталу Дія чи від територіальних центрів комплектування (зокрема про відстрочку, спеціальний облік, мобілізаційне розпорядження), клієнт отримує самостійно на підставі власних повноважень роботодавця та на власну відповідальність вносить до платформи. Платформа не має прямого підключення до державних реєстрів і не отримує дані з них від імені клієнта.

2.6. Не надсилайте через відкриті форми вебсайту паспортні, військово-облікові чи медичні документи або персональні дані третіх осіб. Для даних робочого простору використовуйте лише передбачені платформою канали.

3. OCR та AI-функції

3.1. Функція розпізнавання документів (OCR) є необов'язковою; користувач може вносити дані вручну. Якщо користувач запускає OCR, зображення документа, зокрема витягу «Резерв+», та витягнутий текст передаються до погодженого AI-сервісу Microsoft Azure OpenAI для виконання запиту. Дані не використовуються для навчання моделей. Тип розгортання, регіон обробки, строки зберігання та налаштування моніторингу: [ПІДТВЕРДИТИ: тип розгортання, регіон, строк зберігання, моніторинг зловживань].

3.2. Умови обробки даних AI-сервісом залежать від конкретного продукту та конфігурації. Регіон основного сховища не обов'язково визначає місце кожної операції; фактичні місця обробки зазначаються в переліку постачальників і потоків даних (п. 5.2).

3.3. Довідковий AI-помічник не має доступу до карток працівників або файлів робочого простору. Користувачам заборонено вводити до довідкового чату персональні дані працівників, військові документи, медичні відомості, паролі чи іншу конфіденційну інформацію. Відповіді довідкового помічника мають інформаційний характер, не є юридичною консультацією і не замінюють перевірки вимог законодавства відповідальною особою клієнта.

3.4. Результати OCR та AI можуть бути неточними, тому користувач зобов'язаний перевірити їх перед використанням; відповідальність за дані, збережені після такої перевірки, несе клієнт. Платформа не ухвалює самостійно юридично значущих рішень щодо працівників.

4. Мета та правові підстави

4.1. Компанія обробляє дані відвідувачів і заявників для відповіді на звернення, організації демонстрацій, підготовки пропозицій, комунікації з потенційними клієнтами, безпеки Сервісів, запобігання зловживанням і виконання вимог законодавства. Для кожної мети застосовується правова підстава, передбачена законодавством, з урахуванням конкретних обставин.

4.2. Обробка даних заявників ґрунтується насамперед на вчиненні дій на вимогу особи до укладення договору (п. 3 ч. 1 ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних»): надсилаючи заявку, особа сама просить зв'язатися з нею. Залежно від випадку підставою також є виконання договору, стороною якого є особа; виконання юридичного обов'язку; згода; або законний інтерес Компанії, якщо він належно оцінений і не переважає права й свободи людини. Сам факт договору між Компанією та юридичною особою не є автоматичною підставою для будь-якої обробки даних усіх працівників клієнта.

4.3. Маркетингові розсилки здійснюються лише за окремою добровільною згодою, яку надають окремою невідміченою позначкою. Відмова від розсилки не впливає на можливість подати заявку чи користуватися Сервісами.

4.4. У робочому просторі клієнт визначає мету й правову підставу обробки даних працівників, зокрема для військового обліку. Якщо обробляються спеціальні категорії даних, включно з даними про здоров'я, клієнт перевіряє належну правову підставу та спеціальні вимоги закону (ст. 7 Закону). Загальна згода працівника не замінює іншу законну підставу, якщо обробка необхідна для виконання встановленого законом обов'язку.

4.5. Компанія як розпорядник обробляє дані робочого простору лише в межах цілей і документованих вказівок клієнта, крім випадків, коли закон прямо вимагає іншого.

4.6. Якщо обробка даних працівників у робочому просторі становить особливий ризик для прав і свобод суб'єктів (ст. 9 Закону), обов'язок повідомити Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або застосувати передбачений законом виняток виконує клієнт як володілець. Компанія виконує такий обов'язок лише щодо обробок, володільцем яких є вона сама.

5. Отримувачі та передача за межі України

5.1. Компанія не продає персональні дані. Доступ надається уповноваженим працівникам, професійним радникам і постачальникам хмарної інфраструктури, підтримки, безпеки, комунікацій, аналітики або AI-сервісів — лише в необхідному обсязі та з урахуванням договірних і безпекових зобов'язань.

5.2. Основне зберігання даних платформи — Microsoft Azure, регіон Sweden Central (Швеція). Резервні копії, журнали, Microsoft 365, OCR та AI-функції можуть мати окремі потоки й місця обробки. Перелік юридичних осіб-отримувачів, функцій, країн і категорій даних: [ЗАПОВНИТИ: посилання на перелік суброзпорядників].

5.3. Передача даних за межі України здійснюється лише за наявності належної правової підстави та з дотриманням законодавства України, зокрема статті 29 Закону України «Про захист персональних даних», а також застосовних договірних гарантій. Передача може охоплювати зберігання, технічну підтримку, резервування або віддалений доступ. Дані не передаються до держави-агресора.

5.4. Нові постачальники, країни або потоки даних робочого простору впроваджуються відповідно до договору з клієнтом і вимог законодавства.

5.5. Дані можуть бути надані державним органам, суду або іншим уповноваженим особам лише у випадках і в обсязі, передбачених законом.

5.6. Компанія не контролює та не відповідає за обробку даних, яку клієнт або його користувачі здійснюють поза платформою: експортовані файли, роздруківки, пересилання електронною поштою чи месенджерами, передачу третім особам.

6. Строки зберігання та видалення

6.1. Дані зберігаються лише протягом строку, необхідного для визначених цілей, виконання договору, юридичних обов'язків, вирішення спорів і захисту прав. Строк залежить від категорії даних, правової підстави та вимог законодавства.

6.2. До видалення резервні копії ізолюються від звичайного використання, крім відновлення системи або виконання законного обов'язку. Мінімальні відомості про відмову від розсилки зберігаються для виконання такої відмови.

6.3. Клієнт самостійно відповідає за збереження кадрових, військово-облікових та інших документів, які він зобов'язаний зберігати за законом, і за своєчасний експорт даних до їх видалення. Платформа не є безстроковим архівом таких документів. Після спливу строків, зазначених у п. 6.1, дані видаляються безповоротно, і Компанія не має технічної можливості їх відновити.

6.4. Якщо закон вимагає зберігати дані довше або забороняє їх негайне видалення, Компанія обмежує обробку необхідним обсягом і строком. Технічна зручність сама по собі не є підставою для безстрокового зберігання.

7. Права суб'єктів даних

7.1. Особи мають права, передбачені статтею 8 Закону України «Про захист персональних даних», зокрема: знати джерела збирання, місцезнаходження даних, мету обробки й отримувачів; отримувати доступ до своїх даних; подавати вмотивовані вимоги щодо зміни або знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними; заперечувати проти обробки у випадках, передбачених законом; відкликати згоду, якщо обробка ґрунтується на згоді; звертатися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

7.2. Запити щодо даних, за які Компанія відповідає як володілець, надсилаються на info@olgic.com.ua. Компанія може перевірити особу заявника пропорційно ризику, не вимагаючи зайвих документів.

7.3. Запити розглядаються у строки й порядку, передбачені законодавством України: первинне вивчення запиту на доступ — до 10 робочих днів, задоволення — протягом 30 календарних днів, якщо інше не встановлено законом. У разі відмови Компанія повідомляє про це та зазначає підстави.

7.4. Видалення, зміна або обмеження обробки оцінюються з урахуванням законних обов'язків, прав інших осіб, потреби збереження доказів та застосовних винятків. Відкликання згоди не припиняє обробку, якщо існує інша самостійна законна підстава.

7.5. Якщо Компанія є розпорядником даних у робочому просторі клієнта, рішення щодо запиту ухвалює клієнт-володілець. Компанія передає йому запит протягом 2 робочих днів, повідомляє заявника про передачу та надає клієнту технічне сприяння в межах договору. Строки розгляду запиту в такому разі обчислюються для клієнта з дня отримання ним запиту. Компанія не змінює, не видаляє та не розкриває дані робочого простору за запитом суб'єкта без вказівки клієнта, крім випадків, прямо передбачених законом.

8. Безпека

8.1. Компанія застосовує організаційні й технічні заходи захисту з урахуванням характеру даних і ризиків: шифрування передавання та зберігання, розмежування ролей і робочих просторів, обмеження доступу персоналу, багатофакторну автентифікацію для привілейованого доступу, журнали безпеки, резервне копіювання, навчання персоналу й зобов'язання щодо конфіденційності.

8.2. Сертифікати постачальника хмарних послуг не означають, що сама платформа OLGIC має аналогічну сертифікацію.

8.3. Клієнт відповідає за керування обліковими записами своїх користувачів, збереження паролів і засобів автентифікації, призначення прав доступу, законність завантажених даних і своєчасне повідомлення про підозрілі дії. Дії, вчинені під обліковим записом користувача клієнта, вважаються діями клієнта, доки Компанію не повідомлено про компрометацію. Реагування на інциденти та повідомлення клієнта визначаються договором.

9. Файли cookie

9.1. Сайт і платформа використовують необхідні cookie для сесії, автентифікації, безпеки та коректної роботи. Аналітичні або рекламні cookie й інші необов'язкові технології використовуються лише після вашої згоди.

9.2. Перелік cookie, їх призначення, постачальники, строки зберігання та порядок керування згодою наведено в окремій Політиці використання файлів cookie за адресою https://olgic.com/cookies.

9.3. Персональні дані, отримані за допомогою cookie, обробляються відповідно до цієї Політики та налаштувань згоди.

10. Контакти

10.1. ТОВ «ОЛДЖИК», код ЄДРПОУ 46324948: info@olgic.com.ua.

10.2. Щодо даних, які клієнт визначає для обробки у своєму робочому просторі, особа може звернутися до відповідного роботодавця. Якщо запит надійшов Компанії, вона передає його клієнту протягом 2 робочих днів і повідомляє про це заявника.

11. Зміни до Політики

11.1. Компанія може оновлювати Політику у разі змін Сервісів, цілей або способів обробки, постачальників, потоків даних чи законодавства. Актуальна редакція публікується за адресою https://olgic.com/privacy із зазначенням дати чинності.

11.2. Про істотні зміни мети, складу даних, отримувачів або географії обробки Компанія повідомляє до початку відповідної нової обробки, а якщо необхідна згода — отримує її окремо. Оновлення Політики саме по собі не змінює підписаний договір або доручення клієнта й не легалізує попередню обробку.

11.3. Дата набрання чинності цією редакцією: 02.11.2026 р.

11.4. Користувачів платформи додатково повідомляють про нову редакцію в робочому просторі або електронною поштою. У разі розбіжностей між українською версією Політики та її перекладами перевагу має українська версія.

12. Застосовне законодавство

12.1. Політика тлумачиться відповідно до законодавства України, зокрема Закону України «Про захист персональних даних» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17). Якщо до конкретної обробки застосовуються інші обов'язкові норми, Компанія враховує їх у відповідному обсязі.